Conditions Générales de Vente (CGV)

Applicables au     30/ 03 /2025 

Entre : 

L’entreprise «Solutions Secrétariat 68» - SASU, n° de Siret « 939 485 967 00011», ayant le statut de société par actions simplifiée à associé unique, sise au «8C place de Verdun, 68190 ENSISHEIM», inscrite au registre de la Chambre des Métiers de «Colmar» sous le n° « 939 485 967 R.C.S Colmar » dûment représentée par «Fabienne CARFANTAN », son dirigeant ci-après dénommée : le Prestataire ; 

Le prestataire peut être joint aux coordonnées suivantes :  

Téléphone : « 06.30.90.88.71» 

Mail : «fabienne.carfantan@icloud.com » 

  

Et le Client. 

Il est convenu et arrêté ce qui suit : 

Article 1 - Dispositions générales 

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les droits et obligations entre Solutions Secrétariat 68 (ci-après « le Prestataire ») et ses Clients dans le cadre de ses prestations de services administratifs. 

Toute commande passée auprès du Prestataire implique l’acceptation pleine et entière et sans réserve des présentes CGV par le Client. L’acceptation est effective dès la signature du devis, l’acceptation écrite par e-mail, ou le début de l’exécution de la prestation. 

Le fait que le Prestataire ne fasse pas appliquer immédiatement une clause des présentes CGV ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement. 

  

Article 2 - Nature des prestations  

Les prestations proposées par le Prestataire concernent les services administratifs externalisés, effectués sur site ou à distance selon les besoins du Client. 

Elles comprennent notamment, sans que cette liste soit exhaustive : 

• La gestion administrative et le secrétariat (saisie de documents, classement, archivage) ; 

• L’assistance à la facturation et au suivi des paiements ; 

• La rédaction et la mise en forme de documents professionnels ; 

• L’assistance administrative dans le secteur de l’automobile (gestion des documents de vente, suivi des dossiers de financement, etc.) ; 

• Le remplacement temporaire de secrétaire en cas d'absence ou de surcharge de travail ; 

• Les relances de factures impayées pour aider les entreprises à optimiser leur gestion financière ; 

• Toute autre mission convenue entre les parties et définie dans un devis préalable. 

Le Prestataire se réserve le droit de refuser toute mission qui ne correspondrait pas à son domaine de compétence. 

  

Article 3 - Devis et commande  

3.1 – Devis 

Le Prestataire intervient uniquement sur demande expresse du Client. Un devis personnalisé et gratuit est systématiquement établi avant toute prestation. Celui-ci est adressé au Client et comprend les éléments suivants : 

• La nature détaillée de la prestation ; 

• Le support ou le moyen par lequel la prestation sera livrée au Client ; 

• Le prix de la prestation en euros hors taxes (HT) et la TVA applicable ; 

• Le montant des éventuels rabais et ristournes accordés ; 

• Les modalités de paiement (délais, acompte éventuel, moyens de règlement acceptés) ; 

• Un délai estimatif de réalisation, pouvant être ajusté en fonction des contraintes du projet et des échanges avec le Client ; 

• Une mention rappelant l’adhésion pleine et entière du Client aux présentes Conditions Générales de Vente (CGV), qui sont jointes au devis. 

Toute prestation ne pourra débuter qu’après acceptation expresse du devis par le Client, matérialisée par la signature du devis accompagné de la mention « Bon pour accord ». 

3.2 – Commande 

Une commande est considérée comme ferme et définitive lorsque le Prestataire a confirmé au Client la réception des éléments suivants : 

• Le devis signé, sans modification, avec la mention « Bon pour accord » ; 

• Tous les documents et informations nécessaires à la réalisation de la prestation ; 

• L’acompte de 50 % du montant total de la commande, sauf conditions particulières mentionnées dans le devis. 

Le Client dispose d’un délai de 30 jours à compter de l’envoi du devis pour le valider. Passé ce délai, le devis devient caduc et une nouvelle demande devra être effectuée. 

En cas de différence entre les éléments transmis par le Client au moment du devis et la réalité du travail à effectuer (volume, complexité, urgences, etc.), une réévaluation des tarifs et délais pourra être proposée. Si le Client refuse ces nouvelles conditions, le Prestataire pourra ne pas débuter la mission sans que cela ne donne lieu à un dédommagement. 

Sauf indication contraire mentionnée sur le devis, les frais supplémentaires (déplacements, envoi de courriers, impressions, etc.) seront facturés en sus au Client. 

  

Article 4 - Prix 

Les prix des services sont détaillés dans le devis adressé au Client. Ils sont exprimés en euros, hors taxes et soumis à la TVA au taux en vigueur au jour de la facturation. 

4.1 - Validité des tarifs 

Les tarifs figurant sur un devis sont valables pendant une durée de 30 jours à compter de sa date d’émission. Passé ce délai, un nouveau devis pourra être établi avec des tarifs mis à jour. 

4.2 - Révision des prix 

Le Prestataire se réserve le droit de réviser ses tarifs chaque année au 1er janvier, en fonction de l'évolution des coûts de production et de l'inflation. Toute modification tarifaire sera communiquée aux Clients concernés au moins un mois avant son entrée en vigueur. 

Toutefois, les tarifs indiqués dans un devis signé et validé restent inchangés pour la durée de la prestation concernée. 

4.3 - Paiement et acceptation des prix 

Le paiement intégral des prestations vaut réception et acceptation définitive du travail réalisé. Aucun remboursement ou renégociation de prix ne pourra être exigé une fois la prestation terminée. 

4.4 - Remises et réductions 

Toute remise, réduction ou application d’un tarif dégressif accordé par le Prestataire (ex. : facturation à la page, à l’heure, ou au volume) est exceptionnelle et valable uniquement pour la prestation concernée. Elle ne constitue en aucun cas un droit acquis pour les commandes futures. 

  

Article 5 - Modalités de paiement 

Sauf mention contraire sur le devis, le paiement des prestations s’effectue selon les conditions suivantes : 

5.1 - Acompte et validation de la commande 

Un acompte de 50 % du montant total est exigé lors de l’acceptation du devis. Cet acompte est non remboursable, sauf en cas d’annulation du fait du Prestataire. 

5.2 - Facturation et délai de règlement 

Le solde des prestations est facturé à la livraison du travail réalisé et doit être réglé sous 15 jours à compter de la date d’émission de la facture. 

5.3 - Modes de paiement acceptés 

Les paiements peuvent être effectués par : 

• Virement bancaire (RIB fourni sur la facture) 

• Autres modes de paiement acceptés, sous réserve d’un accord préalable du Prestataire. 

5.4 - Absence d’escompte 

Aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé. 

5.5 - Retard de paiement et pénalités 

Tout retard de paiement entraînera : 

• L’application de pénalités de retard égales à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur, calculées sur le montant total TTC restant dû, dès le premier jour de retard. 

• Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce. 

• La suspension immédiate de toute prestation en cours, sans que cela ne puisse donner lieu à une quelconque indemnisation pour le Client. 

  

Article 6 - Retard de paiement  

Tout retard de paiement entraînera automatiquement, et sans mise en demeure préalable : 

• L’exigibilité immédiate du solde restant dû, sans possibilité d’escompte ni de réduction ; 

• Des pénalités de retard équivalentes à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur, calculées sur le montant total hors taxes restant dû, dès le premier jour de retard et jusqu’au paiement intégral ; 

• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce. Si les frais de recouvrement engagés sont supérieurs à cette somme (ex. : intervention d’un huissier), le Client sera tenu d’en rembourser l’intégralité ; 

• La suspension immédiate de toute prestation en cours jusqu’à la régularisation du paiement. Le Prestataire informera le Client de cette suspension par e-mail ou courrier. En cas de non-paiement prolongé, le Prestataire se réserve le droit de résilier la commande en cours sans remboursement et d’engager une procédure de recouvrement. 

Aucun report d’échéance ne pourra être accordé sans accord écrit du Prestataire. 

  

  

  

  

Article 7 - Durée et résiliation  

7.1 - Début des travaux 

La réalisation des prestations débute uniquement lorsque : 

• Le devis signé a été retourné avec la mention « Bon pour accord » ; 

• L’acompte de 50 % a été encaissé (sauf conditions particulières précisées dans le devis) ; 

• L’ensemble des documents et informations nécessaires à la prestation a été transmis par le Client. 

Si ces conditions ne sont pas réunies, le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’un retard dans le démarrage des travaux. 

7.2 - Délais d’exécution 

Les délais de réalisation indiqués sur le devis sont donnés à titre indicatif et s’appliquent sous réserve de la réception complète des documents nécessaires par le Prestataire. 

En cas de retard causé par le Client (documents manquants, validations tardives, demandes supplémentaires), le délai initial pourra être réajusté en fonction de la charge de travail du Prestataire. 

7.3 - Modifications en cours de prestation 

Toute demande de modification ou ajout de prestations après acceptation du devis : 

• Peut entraîner un allongement du délai de livraison, communiqué par le Prestataire au Client ; 

• Peut donner lieu à une facturation supplémentaire, qui fera l’objet d’un devis complémentaire. 

7.4 - Cas de force majeure 

En cas d’événements indépendants de la volonté du Prestataire (panne informatique, maladie, catastrophe naturelle, problème de connexion Internet, etc.), les délais pourront être ajustés après information du Client. 

  

Article 8 - Force majeure  

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un retard ou d’un manquement à ses obligations si cela résulte d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Un cas de force majeure est un événement extérieur, imprévisible et irrésistible, indépendant de la volonté des parties. 

Sont notamment considérés comme cas de force majeure (liste non exhaustive) : 

• Catastrophes naturelles (tempêtes, inondations, incendies...) ; 

• Conflits sociaux, émeutes, guerres, restrictions gouvernementales ; 

• Pannes de réseau (électricité, Internet) empêchant l’exécution normale des prestations ; 

• Maladie grave ou hospitalisation empêchant le Prestataire d’assurer ses engagements. 

8.1 - Notification et gestion du retard 

La partie affectée par un cas de force majeure devra informer l’autre partie dans les meilleurs délais (par e-mail ou courrier) et préciser l’impact sur l’exécution de la prestation. 

Le Prestataire s’engage à reprendre la prestation dès que possible après la disparition du cas de force majeure. Si le retard dépasse 15 jours ouvrés, chaque partie pourra résilier la commande sans indemnité. 

8.2 - Paiements et obligations en cas de résiliation 

Si le contrat est résilié pour cause de force majeure : 

• Le Client devra payer les prestations déjà réalisées jusqu’à la date de l’événement empêchant l’exécution. 

• Aucune indemnité supplémentaire ne pourra être réclamée par l’une ou l’autre des parties. 

  

Article 9 - Obligations et confidentialité  

Le Prestataire s’engage à : 

• Exécuter les prestations avec professionnalisme et diligence, conformément aux termes du devis accepté. 

• Respecter la confidentialité de toutes les informations et documents transmis par le Client pendant et après l’exécution de la mission. 

• Ne divulguer aucune donnée à des tiers sans l’accord écrit du Client. 

• Restituer, à la fin de la mission, tous les documents fournis par le Client si celui-ci en fait la demande. 

• Signer un accord de confidentialité si le Client le souhaite. 

• Détenir une assurance Responsabilité Professionnelle couvrant les éventuels dommages liés à son activité. 

9.2 - Obligations du Client 

Le Client s’engage à : 

• Fournir dans les délais tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la prestation. 

• Garantir qu’il dispose de tous les droits sur les documents transmis (textes, images, bases de données, etc.). 

• Dégager le Prestataire de toute responsabilité en cas de réclamation liée à un document fourni par le Client. 

• Accepter que tout retard dans la fourniture des documents puisse entraîner un report des délais de réalisation. 

9.3 - Acceptation de la prestation et gestion des litiges 

• Le Client dispose d’un délai de trois (3) jours ouvrés à compter de la réception de la prestation pour signaler par écrit toute non-conformité. 

• En l’absence de réclamation dans ce délai, la prestation est réputée acceptée sans réserve et toute demande de modification sera facturée en supplément. 

• En cas de désaccord, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action en justice. 

  

Article 10 - Responsabilités 

10.1 - Obligation de moyens 

Le Prestataire s’engage à fournir les prestations avec diligence et professionnalisme, conformément aux règles de l’art et aux exigences convenues avec le Client. Cependant, son obligation est une obligation de moyens et non de résultat : il mettra tout en œuvre pour atteindre les objectifs fixés, mais ne saurait garantir un résultat absolu dépendant de facteurs externes. 

10.2 - Responsabilité du Client 

Le Client s’engage à : 

• Fournir tous les documents et informations nécessaires dans les délais convenus. 

• Vérifier l’exactitude des données transmises et assumer toute conséquence liée à des informations incomplètes ou erronées. 

• Accepter les délais ajustés en cas de retard de sa part dans la transmission des éléments demandés. 

En cas de non-respect de ces engagements, le Prestataire ne pourra être tenu responsable des retards ou erreurs découlant d’un manquement du Client. 

10.3 - Limitations de responsabilité 

La responsabilité du Prestataire est strictement limitée aux dommages directs causés par une faute avérée de sa part dans l’exécution de la prestation. Elle ne saurait être engagée pour : 

• Les erreurs ou retards causés par des informations erronées ou incomplètes fournies par le Client. 

• Les conséquences financières, pertes de revenus ou dommages indirects résultant de la prestation. 

• Toute perte de données ou panne informatique indépendante de sa volonté. 

En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire, si elle est engagée, sera limitée au montant HT payé par le Client pour la prestation concernée. 

10.4 - Force majeure 

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’un retard ou d’un manquement à ses obligations en cas de force majeure (événements extérieurs, imprévisibles et irrésistibles). 

  

Article 11 - Loi informatique et liberté 

Dans le cadre de son activité, le Prestataire est amené à collecter et traiter des données personnelles concernant ses Clients. Ce traitement est effectué conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - UE 2016/679). 

11.1 - Données collectées et finalité du traitement 

Les données collectées sont strictement nécessaires à la gestion des prestations et peuvent inclure : 

• Nom, prénom, raison sociale ; 

• Adresse postale, e-mail, téléphone ; 

• Informations bancaires (uniquement pour la facturation) ; 

• Données de navigation sur le site internet (adresse IP, cookies, URL d’origine). 

Elles sont utilisées uniquement pour : 

• L’exécution des prestations commandées ; 

• La gestion administrative et comptable ; 

• La communication avec le Client (envoi de devis, factures, informations sur les services). 

11.2 - Droits du Client sur ses données 

Le Client dispose des droits suivants sur ses données personnelles : 

• Droit d’accès : connaître les données détenues par le Prestataire ; 

• Droit de rectification : modifier ou corriger ses données ; 

• Droit d’effacement : demander la suppression des données, sauf si leur conservation est requise par la loi ; 

• Droit à la limitation du traitement : restreindre l’utilisation des données sous certaines conditions ; 

• Droit d’opposition : refuser l’utilisation des données pour certaines finalités. 

Le Client peut exercer ses droits en envoyant un e-mail à fabienne.carfantan@icloud.com en joignant un justificatif d’identité. 

11.3 - Sécurité et conservation des données 

Les données personnelles sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans après la fin de la relation commerciale, sauf obligation légale imposant une durée plus longue. 

Le Prestataire met en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la confidentialité des données (accès restreint, stockage sécurisé, protection contre les accès non autorisés). 

11.4 - Partage et transfert des données 

Les données du Client ne sont en aucun cas vendues, échangées ou cédées à des tiers. Elles peuvent être transmises à des partenaires uniquement si cela est nécessaire à l’exécution des prestations (exemple : sous-traitance comptable). 

En cas de cession de l’entreprise, les données pourraient être transférées à un acquéreur, qui devra respecter ces mêmes engagements de confidentialité. 

  

Article 12– Autonomie et absence de renonciation  

12.1 - Validité partielle des CGV 

Si une disposition des présentes Conditions Générales de Vente venait à être déclarée illégale, invalide ou inapplicable par une autorité compétente ou une décision judiciaire définitive, cette disposition serait considérée comme nulle sans affecter la validité des autres clauses, qui resteront pleinement applicables. 

12.2 - Non-renonciation aux droits 

Le fait pour le Prestataire de ne pas exiger l'application immédiate d'une clause des présentes CGV ou de tolérer un manquement du Client à l'une de ses obligations ne constitue pas une renonciation définitive à faire valoir ses droits ultérieurement. 

Le Prestataire pourra donc à tout moment exiger le respect intégral des CGV, même s’il n’a pas réagi immédiatement à une violation de celles-ci. 

  

Article 13 - Litiges  

13.1 - Droit applicable 

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français. 

13.2 - Résolution amiable des litiges 

En cas de différend relatif à l’exécution ou à l’interprétation des présentes CGV, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant d’engager toute procédure judiciaire. 

Le Client peut adresser sa réclamation par e-mail à fabienne.carfantan@icloud.com ou par courrier au 8C place de Verdun 68190 ENSISHEIM. Le Prestataire s’engage à y répondre dans un délai de 30 jours ouvrés. 

Si aucun accord n’est trouvé, les parties pourront recourir à un médiateur de la consommation, dont les coordonnées seront communiquées sur demande. 

13.3 - Juridiction compétente 

Si aucune solution amiable ou médiation n’aboutit, tout litige sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Colmar, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.